Excel ist gratis und vertraut, stößt aber schnell an Grenzen: Unterlagen liegen getrennt im Postfach, Löschfristen müssen Sie selbst überwachen, und mehrere Bearbeiter überschreiben sich. Ab mehreren Stellen oder Beteiligten spart eine Software Zeit und senkt Datenschutzrisiken.
Warum so viele mit Excel starten
Excel ist schon da, kostet nichts extra und jeder kennt es. Für die erste Stelle mit einer Handvoll Bewerbungen reicht eine Tabelle oft aus: Name, E-Mail, Datum, Status, Notiz.
Die Grenzen der Tabelle
- Getrennte Ablage: Lebensläufe liegen im Postfach, Notizen in der Tabelle, Absagen im Gesendet-Ordner.
- Keine Erinnerung: Excel sagt Ihnen nicht, dass eine Bewerbung seit zwei Wochen unbeantwortet ist.
- Mehrere Bearbeiter: Wer hat die aktuelle Version? Wer hat wen schon angerufen?
- Datenschutz: Kopien in Postfächern, auf Laufwerken und USB-Sticks sind schwer vollständig zu löschen.
- Keine Auswertung: Woher kommen Ihre Bewerbungen? Welche Stelle läuft schlecht?
Vergleich auf einen Blick
| Excel & Postfach | Bewerbermanagement | |
|---|---|---|
| Kosten | keine zusätzlichen | ab ca. 49 € im Monat |
| Überblick | verteilt | eine Pipeline |
| Antworten | manuell | Vorlagen, automatische Eingangsbestätigung |
| Löschfristen | selbst überwachen | automatisch |
| Zusammenarbeit | E-Mails, Versionen | Notizen, Rollen, Bewertung |
Wenn Sie bei Excel bleiben: So geht es sicher
Legen Sie Spalten für Name, Kontakt, Stelle, Eingangsdatum, Status, nächste Aktion und Löschdatum an. Speichern Sie die Datei nur an einem zugriffsgeschützten Ort, nicht im Postfach. Löschen Sie Bewerbungen nach Abschluss des Verfahrens spätestens nach etwa sechs Monaten, inklusive der E-Mails und Anhänge.
Ab wann sich eine Software lohnt
Spätestens wenn mehrere Stellen gleichzeitig offen sind, mehr als eine Person entscheidet oder Bewerbungen liegen bleiben. Testen Sie eine Software parallel mit einer Stelle. Nach zwei Wochen wissen Sie, ob sie Ihnen Zeit spart.
Häufige Fragen
Ist es erlaubt, Bewerbungen in Excel zu speichern?
Ja, wenn die Datei geschützt ist, nur Berechtigte Zugriff haben und Sie die Löschfristen einhalten.
Gibt es eine kostenlose Alternative zu Excel?
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