Nach einer Absage dürfen Sie Bewerbungsunterlagen in der Regel bis zu etwa sechs Monate aufbewahren, um sich gegen mögliche AGG-Ansprüche zu verteidigen. Danach müssen sie gelöscht werden, auch Kopien im Postfach. Längere Speicherung nur mit Einwilligung.
Die Grundregel
Bewerbungsdaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist (Art. 5 und Art. 17 DSGVO, § 26 BDSG). Nach einer Zusage werden die Unterlagen Teil der Personalakte.
Warum etwa sechs Monate?
Abgelehnte Bewerbende können innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage Ansprüche wegen Benachteiligung nach dem AGG geltend machen (§ 15 Abs. 4 AGG) und danach Klage erheben. Damit Sie sich verteidigen können, gilt eine Aufbewahrung von bis zu etwa sechs Monaten nach Abschluss des Verfahrens als vertretbar. Die genaue Frist legen Sie in Ihrer Datenschutzdokumentation fest.
Was gelöscht werden muss
- Bewerbungsunterlagen und Antworten
- E-Mails samt Anhängen in allen Postfächern
- Notizen und Bewertungen
- Kopien auf Laufwerken oder Papier
Ausnahme: Talentpool
Mit Einwilligung dürfen Sie länger speichern. Mehr dazu im Artikel Talentpool aufbauen.
Auftragsverarbeitung
Nutzen Sie eine Software, verarbeitet der Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag. Dafür brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Praktisch umsetzen
Legen Sie eine Löschfrist fest, zum Beispiel 180 Tage nach Abschluss. Eine Software wie Jobfindeo löscht abgeschlossene Bewerbungen danach automatisch und zeigt das Löschdatum in jedem Profil.
Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an Ihre Datenschutzbeauftragte oder einen Anwalt.
Häufige Fragen
Wie lange darf ich Bewerbungsunterlagen aufbewahren?
In der Regel bis zu etwa sechs Monate nach der Absage, länger nur mit Einwilligung.
Muss ich Bewerbern die Löschung bestätigen?
Nur wenn die Person ausdrücklich Löschung verlangt hat. Dann bestätigen Sie die Löschung.
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